Excel’de Üretkenliği Artıran İpuçları
Excel’de ustalaşmak denince akla ilk gelenler karmaşık formüller veya Pivot Tablolar olabilir. Ancak çoğu zaman gözden kaçan, tüm deneyimin temelini oluşturan ayarlar kısmıdır. Standart arayüzü ve hesaplama davranışlarını sorgulamadan kabul etmek, her gün sizi tekrarlayan tıklamalara ve gereksiz adımlara mahkum edebilir. Bu temel ayarları yeniden düzenlemek, fark yaratacak potansiyelin kapısını aralar.
Arayüzü Sadeleştirin, Alan Kazanın
Büyük bir monitörde çalışırken bolca pikseliniz olabilir. Fakat küçük bir dizüstü bilgisayar ekranına geçtiğinizde durum değişir. Excel’in varsayılan şeridi, nadiren kullandığınız ikonlarla dikey alanınızın önemli bir kısmını kaplayabilir. Küçük ekranlarda her veri satırı değerlidir. Bu yüzden Şeridi Daralt kısayolunu kullanmak, anında beş altı satır daha fazla görünürlük sağlar. Karmaşık bir finansal modelde gezinirken sürekli fareyi hareket ettirmeden ek bağlamı görmek, iş akışınızdaki akıcılık ile hayal kırıklığı arasındaki farkı yaratır.
Hesaplamaları Manuel Kontrol Edin
Bir Excel dosyası büyüdükçe yavaşlaması ve takılması normalleşmiş gibi gelebilir. Ancak her Enter tuşuna bastığınızda, alakasız yüzlerce formülün yeniden hesaplanması için tüm çalışma kitabının üç saniye donması can sıkıcı olabilir. İşte bu noktada Manuel hesaplama moduna geçmek büyük fark yaratır. Otomatik mod, her şeyi gerçek zamanlı güncellemeye çalışarak yardımcı olmayı amaçlar. Fakat veri girişi yaparken, asıl sonuçları görmek için tüm işiniz bitene kadar beklemeniz gerekir. Dosya > Seçenekler > Formüller > Hesaplamalar menüsünden Manuel moda geçerek, her tuş vuruşu arasındaki bu küçük gecikmeleri ortadan kaldırabilirsiniz. Sonuçları görmek istediğinizde, F9 tuşuna basarak hepsini bir kerede yeniden hesaplayabilir veya sadece baktığınız belirli bir sayfanın yenilenmesini isterseniz Shift + F9‘u kullanabilirsiniz.
Akıllı Veri Dönüşümlerini Yönetin
Excel’in en can sıkıcı özelliklerinden biri, sayıları otomatik olarak tarihe dönüştürmesidir. Örneğin, bir ürün kimliği olarak ’12-22′ girdiğinizde, Excel bunu 22 Aralık olarak yorumlayabilir. Daha da kötüsü, bu dönüşüm gerçekleştiğinde orijinal veriniz kaybolabilir. Bu durumu düzeltmek için Dosya > Seçenekler > Veri yolunu izleyin. Otomatik Veri Dönüşümü bölümünde, “Metin benzeri sayıları veya E ile başlayan sayıları bilimsel gösterime dönüştür” ve “Baştaki sıfırları kaldır ve sayıya dönüştür” seçeneklerinin işaretini kaldırın. Bu basit değişiklik bile, özellikle yoğun veri girişlerinde yaşadığınız döngüsel geri alma eylemlerini önemli ölçüde azaltacaktır.
Yeşil Üçgenleri Susturun
Hücrelerin köşelerindeki küçük yeşil ‘Hata’ üçgenleri sıklıkla can sıkıcı olabilir. Genellikle, sayının metin olarak saklandığını veya bir formülün bitişik hücreleri içermediğini belirten basit uyarılardır. Dosya > Seçenekler > Formüller bölümüne gidin ve Hata Denetleme Kuralları’nı bulun. Hata denetimini tamamen kapatmak yerine, ‘Metin olarak biçimlendirilen sayılar’ ve ‘Bir bölgedeki hücreleri atlayan formüller’ gibi sizi rahatsız eden belirli seçeneklerin işaretini kaldırın. Böylece karşınıza çıkan yeşil bir üçgen, artık gerçekten dikkat etmeniz gereken bir uyarı anlamına gelecektir.
Flash Fill’i Kontrol Altına Alın
Flash Fill özelliği harika işler çıkarabilse de, siz daha yazarken bir sonraki adımınızı tahmin etmeye çalışması bazen rahatsız edici olabilir. Kontrolü yeniden kazanmak için Dosya > Seçenekler > Gelişmiş bölümüne gidin ve Düzenleme seçenekleri altında ‘Otomatik Flash Doldurmayı Etkinleştir’ seçeneğinin işaretini kaldırın. Özelliği kullanmaya devam edebilirsiniz, ancak artık bunu Ctrl + E kısayoluyla, siz hazır olduğunuzda tetikleyebilirsiniz.
Hızlı Erişim Araç Çubuğu ve Şeridi Özelleştirin
Dizüstü bilgisayarınızda minimal, daraltılmış bir şeritle çalışıyorsanız, Hızlı Erişim Araç Çubuğu (QAT) ve özelleştirilmiş şerit sizin navigasyon sisteminiz haline gelir. Bir komut menüde ikiden fazla tıklama gerektiriyorsa, QAT’ye ekleyin. Değerleri Yapıştır, Panelleri Dondur ve Otomatik Filtre gibi sık kullandığınız komutları buraya ekleyebilirsiniz. Ayrıca, Dosya > Seçenekler > Şeridi Özelleştir yolunu izleyerek yeni bir sekme oluşturabilir ve en sık kullandığınız seçenekleri bu sekmeye taşıyabilirsiniz. Bu sayede işinizin %90’ı tek bir sekme üzerinde halledilebilir.
Gelişmiş Excel Ayarları
Excel’i fabrika ayarlarına göre kullanmaya devam etmek, bir eliniz arkada çalışmak gibidir. Bu karmaşık uygulamalar, sizin izin verdiğiniz ölçüde verimli olabilir. Birkaç ayarı değiştirerek ve doğru komutları görünür kılarak, haftalık raporlama sürenizi saatlerce kısaltabilirsiniz. Eğer Excel ile çalışma akışınız yavaş ilerliyorsa, sorun muhtemelen sizin beceri seviyeniz değil, Excel ayarlarınızdır.
Siz Ne Düşünüyorsunuz?
Excel’de üretkenliğinizi artırmak için uyguladığınız özel ayarlar veya püf noktaları var mı? Belki de bu ipuçlarından birini deneyip farkı kendiniz görmek istersiniz. Teknolojinin hayatımıza kattığı kolaylıkları ve verimliliği konuşmak için sizleri yorumlara bekliyoruz. Daha fazla ipucu ve rehber için teknobirader.com’u ziyaret etmeyi unutmayın.
Anahtar Kelimeler: Excel, üretkenlik, ayarlar, ipuçları, Microsoft Office, veri analizi
